Напоминаем, что до 30 июня 2020 года нужно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки

Уважаемый Клиент!

Начиная с 1 января 2020 года, работодатели могут перейти на электронную систему ведения трудовых книжек. А люди, которые будут в первые устраиваться на работу в 2021 году и вовсе не смогут получить этот документ в бумажном варианте. Для них обязательно нужно будет создавать электронную книжку.

Все подготовительные мероприятия для перехода на данную систему необходимо закончить до конца 2020 году. В том числе, в обязательном порядке нужно разослать всем действующим сотрудникам уведомление о том, что они должны выбрать способ ведения трудовой книжки. Если работодатель не известит сотрудников, то ему придется уплатить штраф. Для ИП его размер составить от 1000 до 5000 руб., а для крупных организаций — 30 000 до 50 000 руб.

Порядок отправки уведомлений работникам

Процесс начинается с того, что начальник отправляет всем своим сотрудникам документ, в котором содержится вся важная информация о данном нововведении. В письме обязательно должно быть несколько важных блоков. В первом — краткое и понятное описание сути нового закона о введении электронных трудовых книжек. Во второй части работодателю понадобится разъяснить работнику все его права и обязанности относительно данных изменений в законодательстве.

Все сотрудники, числящиеся на каких-либо рабочих местах в организации, должны быть проинформированы. Это значит, что уведомления понадобится разослать всем без исключения, в том числе работникам, находящимся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Также соответствующий документ должны получить сезонные и временные сотрудники компании. Исключение могут составлять только дистанционные работники, по которым и раньше не велись трудовые книжки.

Отправить уведомления необходимо до 30 июня 2020 года. Порядок отправки извещений не установлен. Однако, если государство предполагает штрафные санкции для тех, кто не проинформирует сотрудников в срок, то очевидно, что у работодателя должны иметься доказательства получения работниками соответствующего документа. Ими может стать лист или журнал ведения учета отправки уведомлений, в котором сотрудники, получившие извещение, должны ставить свои подписи.